زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف باستخدام تكنولوجيا المحاسبة
تشكل تكاليف العمالة المرتفعة عبئًا على العديد من المنظمات ، لدرجة أن بعض الشركات تضطر إلى تسريح الموظفين.
الراتب الأساسي الذي يتقاضاه الموظف ليس هو نفسه الأجر الفعلي ، ووفقًا لتوني نوب ، الرئيس التنفيذي لشركة Spotlight Ticket Management في لوس أنجلوس ، فإن الراتب الفعلي أعلى بنسبة 18 إلى 26 بالمائة من الراتب الأساسي.
على سبيل المثال ، إذا كان الموظف يكسب راتباً أساسياً قدره 70 ألف دولار سنوياً ، فإن راتبه الفعلي يبلغ حوالي 88 ألف دولار ، والفرق بينهما يذهب إلى ضريبة الرعاية الطبية والتأمين ضد البطالة الحكومي ومزايا التأمين الصحي.
لذلك، من المهم معرفة بعض الأمثلة لاستراتيجية خفض التكلفة التي يمكن تطبيقها في شركتك.
هل تعرف الخطوات الأولى لكيفية تقليل التكاليف في شركتك؟
ما هي اهمية خفض التكاليف في الشركات؟
لا يعتمد نمو الشركات على كمية المنتجات أو الخدمات التي تقدمها فحسب، بل يعتمد أيضًا علي كيفية زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف باستخدام تكنولوجيا المحاسبة التكاليف.
يمكن للشركة بيع الكثير من المنتجات وإرضاء عملائها ، ولكن إذا تجاوزت تكاليفها (أو اقتربت) من إيراداتها ، فلن تنمو.
لذلك عند الحديث عن خفض التكاليف ، يبدو أنه اعتبار أساسي لجميع الشركات. حيث ان جميع الشركات تسعي الى خفظ تكاليف الشركة الى ادني حد ممكن وبالتالي زيادة الانتاجية.
بادئ ذي بدء ، يجب أن تسأل نفسك ما يلي:
- هل أعرف حقًا تكاليف شركتي؟
- هل يمكن خفظ تكاليف الشركة مهما كان حجم نشاط الشركة؟
- هل يمكن أن يكون لها آثار سلبية؟ ام ايجابي؟
- ما هي القطاعات التي ستتأثر وكيف؟
على أي حال فان زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف باستخدام تكنولوجيا المحاسبة، لن تعمل على تقليل التكاليف على الأنشطة التي ليس لها تأثير، أو حتى تعديل الإجراءات التي تقلل من جودة وكفاءة منتجاتك.
ما هي التكاليف؟
يجب أن يكون مفهوما أن التكاليف والنفقات مفهومان مختلفان.
المصروفات هي تلك المصروفات الضرورية للشركات لمواصلة أداء وظيفتها ، مثل رواتب الإدارة ، والإعلان ، والتسويق ، وما إلى ذلك.
حلل عملياتك
مما لا شك فيه ان تحليل العمليات داخل الشركة يمنحك امكانية كبيرة لخفض تكاليف الشركة بكل سهولة.
يمنحك تحليل العمليات الفرصة لاكتشاف الاضطرابات والاختناقات ونواحي الأموال المهدرة ، وبالتالي ، من بين أمور أخرى ، تقليل بعض التكاليف في الشركة.
10 استراتيجيات لخفض التكاليف في الشركات
سوف نعرض في السطور التالية مجموعة من الاستراتيجيات تهدف الى خفض تكاليف الشركة من خلال اتباع تلك الاستراتيجيات هي كما يلي:
الهاتف والانترنت
في اي شركة مهما كان نوع نشاط الشركة فان الهاتف والانترنت لها عامل كبير في تخفيض تكاليف الشركة اذا تم اداراتهم بطريقة فعالة ومناسبة.
لذلك ربما تكون قد سألت نفسك من قبلهل يمكن خفض تكاليف الشركة؟ الاجابة نعم, من الممكن خفض تكاليف الشركة بالتخلص عن المصروفات التى ليس لها منفعة للشركة, مثل تقليل سرعة الانترنت اذا لم يكن هناك حاجة ملحة لها.
تأكد من مراجعة الخيارات المتاحة من العديد من الموردين. أعط الأفضلية أيضًا لخطط الشركات ، والتي تعد خيارات اقتصادية أكثر.
لا يزال بإمكانك استخدام التكنولوجيا لصالحك: يمكنك اختيار إجراء مكالمات من خلال تطبيقات مثل WhatsApp أو Skype أو Viber. لكن ضع في اعتبارك أن هذه البدائل لا تزيد من تكاليف الإنترنت.
قم بإجراء الحسابات وقارن بين الخيارات الأفضل بالنسبة لك.
فواتير الماء والكهرباء
عادةً ما تحتوي هذه الحسابات على قيم كبيرة قليلاً وهي ضرورية أيضًا. لذلك ، يعد خفض قيمهم أحد أفضل الأمثلة على استراتيجية خفض تكلفة الشركة.
يمكن خفض التكاليف عن طريق الاستثمار في الحنفيات والمنافذ الاقتصادية ، واستبدال المصابيح المتوهجة بمصابيح LED أو مصابيح الفلورسنت ، أو إيقاف تشغيل الأجهزة غير المستخدمة مثل الطابعات والشاشات (لا تتركها في وضع الاستعداد) أو حتى تركيب أجهزة استشعار تعمل على الإضاءة فقط عند وجود شخص ما موجود في مكانه.
إنها تلك الإجراءات البسيطة والبسيطة بتكاليف منخفضة يمكن أن يكون لها تأثير كبير.
الورق والطباعة
- على الرغم من أن الورق أقل استخدامًا، لا يزال هناك العديد من المستندات التي غالبًا ما تحتاج إلى طباعتها وتعتبر هذه افضل طرق زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف باستخدام تكنولوجيا المحاسبة.
- في هذه الحالات ، تتم الطباعة باستخدام الوجهين الأمامي والخلفي للورق ، وهو إجراء من شأنه توفير الورق.
- يمكنك أيضًا مسح المستندات ضوئيًا والاستفادة من أدوات المشاركة التعاونية عبر الإنترنت مثل Google Drive أو Google Drive أو OneDrive.
معدلات ورسوم البنك
من الضروري إجراء دراسات مسبقة لتحديد ما إذا كانت الشركة ستمتلك شروطًا مالية للتعامل مع المواقف الجديدة التي يتم التفاوض عليها.
المخزون
تحليل وتحديد المنتجات التي لا يشتريها العملاء وتقليل إنتاجهم. يؤدي الاستنزاف البطيء للمخزون إلى خسائر مالية ، لأن البضائع تشغل مساحة ويمكن أن تفسد بمرور الوقت.
إذا لم تكن قد بدأت بالفعل ، فاستخدم البرنامج لمساعدتك في إدارة المخزون.
تبديل الموردين
إذا لم يكن من الممكن تغيير الموردين ، فحاول على الأقل الضغط عليهم ، مشيرًا إلى أنك قمت بالفعل ببعض عمليات الشراء مع منافسيهم وأنك بحاجة إلى أسعار أقل ، وفترة دفع أطول ، ومكافآت على المنتجات وما إلى ذلك ، أو غير ذلك سيكون عليك تغيير الموردين.
تخطيط
يتطلب تنفيذ أي من هذه الأمثلة لاستراتيجية خفض التكلفة التخطيط وهو أمر مهم.
حدد الأهداف الشهرية أو نصف السنوية أو السنوية أو الدورية التي تناسب وضعك جيدًا ، ولكن لا تبدأ دون إجراء الكثير من التحليل والبحث حول شركتك والأهداف التي تريد تحقيقها.
لا ينبغي تطبيق الاستراتيجيات قبل دراسة أدوات التخطيط الاستراتيجي.
تعيين الموظفين وتسريحهم
هناك عمليتان تتكبدان الكثير من التكاليف على الشركة وهما كالتالي: نفقات التدريب ، تعيين الموظفين الجدد وحقوق العمال التي يجب أخذها في الاعتبار عند فصلهم من العمل.
قم بجلب موظفين من خارج الشركة للقيام وظائف معينة, حيث ان جلب موظفين من خارج الشركة يعطي نتيجة ايجابية لنشاط الشركة.
في حالة فصل العمال ، من الضروري إجراء تحليل مفصل في كل حالة. حدد ما إذا كانت تكاليف إنهاء العقود تستحق العناء أم لا.
ضع في اعتبارك أيضًا المدة التي سيستغرقها تدريب الموظف الجديد أو كيف ستعيد تشكيل الفريق في حالة عدم وجود موظف.
تقليل تكاليف الخدمات اللوجستية والشحن
عند المقارنة بين الموردين ، لا تحسب فقط قيمة البضائع. ضع في اعتبارك النفقات المتعلقة بالخدمات اللوجستية والشحن ، والتي قد تزيد الأسعار التي بدت جذابة في البداية.
مساعدة الفريق
أخيرًا ، إذا كانت شركتك بحاجة إلى خفض التكاليف ، فقم بإعلام فريقك بهذه الحاجة. يمكن للموظفين معًا تنفيذ عدة طرق لتوفير المال ، للوصول الى افضل طرق تخفيض تكاليف الشركة بمساعدة الجميع, بمعني التعاون بين جميع افراد الشركة للوصول الى افضل النتائج.